Public Viewing selber machen: Der ehrliche Guide vom Profi – Ohne böse Überraschungen
Ich organisiere seit einer gefühlten Ewigkeit Veranstaltungen. Mein Handwerk habe ich ganz klassisch von der Pike auf gelernt, und in der Zeit habe ich unzählige Public Viewings auf die Beine gestellt. Von der winzigen Kneipe mit 50 Leuten bis zur riesigen Fanzone mit Tausenden von Fans auf dem Marktplatz – ich hab alles durch. Ich habe bei 35 Grad geschwitzt, bei plötzlichen Unwettern improvisiert und kenne das Geschäft in- und auswendig.
Inhaltsverzeichnis
Was ich dir hier erzähle, steht so in keinem Lehrbuch. Das ist das geballte Wissen aus hunderten Spieltagen und langen Nächten. Ein Public Viewing ist nämlich viel mehr als nur ein großer Fernseher im Freien. Es ist ein Gemeinschaftserlebnis, das Gänsehaut macht. Wenn es gut gemacht ist, schafft es Erinnerungen für die Ewigkeit. Wenn es schlecht gemacht ist, endet es im Chaos und wird ein teurer Spaß. Also, schnall dich an, hier kommt der ehrliche Einblick in die Arbeit, die hinter einem gelungenen Fußballfest steckt.
Die Basis: Planung, Konzept und der liebe Papierkram
Jedes gute Projekt braucht ein solides Fundament. Beim Public Viewing ist das die Planung. Viele unterschätzen diesen Schritt, stellen eine Leinwand auf, ein paar Bierbänke dazu und hoffen auf das Beste. Ganz ehrlich? Das geht fast immer schief. Eine saubere Planung ist der Unterschied zwischen einer vollen Kasse und einem finanziellen Desaster.
Die Location ist alles
Die Wahl des Ortes ist die wichtigste Entscheidung überhaupt. Ist er gut erreichbar? Ist genug Platz für die Leute, die du erwartest? Und, ganz wichtig: Denk an die Anwohner! Fußballfans sind nicht gerade für ihre leisen Jubelschreie bekannt. Ein Standort mitten im Wohngebiet braucht ein gutes Lärmschutzkonzept und glasklare Absprachen. Transparenz ist hier das A und O.
Check auch den Untergrund. Eine Wiese klingt romantisch, verwandelt sich bei Regen aber in eine Schlammwüste. Asphalt oder Pflaster sind deutlich pflegeleichter. Und Achtung, jetzt wird’s ernst: Gibt es Fluchtwege? Die Versammlungsstättenverordnung (VStättVO) macht da klare Vorgaben. Das Ordnungsamt wird sich das als Allererstes ansehen.
Dein Fahrplan für die Genehmigungen
In Deutschland braucht man für fast alles einen Stempel. Fang damit also verdammt früh an! Die Mühlen der Bürokratie mahlen langsam. Ich würde immer einen Vorlauf von mindestens drei, besser sechs Monaten einplanen.
- 6 Monate vorher: Location sichern und den ersten Kontakt zu den Behörden (Ordnungsamt) aufnehmen. Hier klärst du die grundsätzliche Machbarkeit.
- 4 Monate vorher: Die wichtigsten Anträge stellen. Dazu gehören meistens eine Sondernutzungserlaubnis für öffentliche Flächen, eine Schanklizenz für den Alkoholausschank und die GEMA-Anmeldung. Ja, auch für TV-Übertragungen! Die Musik im Vorprogramm und die Torhymnen kosten Geld. Die Tarife sind online einsehbar, aber nicht anmelden wird richtig teuer.
- 2 Monate vorher: Das finale Sicherheitskonzept mit Polizei und Feuerwehr abstimmen. Da muss alles rein: ein Lageplan mit Fluchtwegen, die geplante Anzahl der Security-Kräfte, Infos zum Sanitätsdienst und Maßnahmen zum Lärmschutz.
Ach ja, und bevor ich es vergesse: Schließ eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung ab. Das ist nicht optional, sondern überlebenswichtig. Wenn etwas passiert, schützt sie dich vor dem Ruin. Die kostet für ein mittelgroßes Event vielleicht 300 bis 600 Euro – das beste investierte Geld überhaupt.
Das Herzstück: Technik, die begeistert (oder enttäuscht)
Die beste Orga bringt nichts, wenn die Fans das Spiel nicht sehen oder den Kommentator nicht verstehen. An der Technik zu sparen, ist der häufigste Fehler, den ich sehe. Und der teuerste.
LED-Wand vs. Beamer: Ein ungleicher Kampf
Für eine kleine, überdachte Veranstaltung am Abend kann ein guter Beamer vielleicht ausreichen. Sobald aber Tageslicht ins Spiel kommt, gibt es nur eine professionelle Lösung: die LED-Wand. Ein Beamer hat bei Sonnenschein keine Chance, da kannst du noch so viele ANSI-Lumen haben. Das Bild wird blass und verwaschen.
Eine LED-Wand hingegen ist brutal hell und absolut tageslichttauglich. Achte auf eine Helligkeit von mindestens 4.500 Nits und den Pixelpitch (den Abstand zwischen den LEDs). Für einen normalen Betrachtungsabstand von über 10 Metern reicht ein Pitch von 6-8 mm. Gehen die Leute näher ran, solltest du was Feineres mit 3-4 mm nehmen. Kleiner Tipp: Frag den Anbieter, ob du dir eine Referenzwand mal bei Tageslicht anschauen kannst. Und preislich? Rechne mal grob mit 150 bis 250 Euro Miete pro Quadratmeter. Für ein Event mit 500 Leuten bist du da schnell bei 3.000 Euro – nur für das Bild.
Guter Ton für Gänsehaut-Momente
Der Ton wird oft stiefmütterlich behandelt. Ein dröhnender, unverständlicher Sound ruiniert aber jede Atmosphäre. Die Herausforderung im Freien ist eine gleichmäßige Beschallung. Einfach zwei Boxen neben die Leinwand stellen? Vergiss es. Die Leute hinten hören alles verzögert, was zu einem nervigen Echo führt.
Profis arbeiten hier mit sogenannten Delay-Lines. Das sind zusätzliche Lautsprechertürme, die weiter hinten im Publikum stehen. Das Tonsignal wird für sie elektronisch um Millisekunden verzögert, damit der Schall überall gleichzeitig ankommt. Das ist eine Wissenschaft für sich – überlass das unbedingt einem erfahrenen Tontechniker!
Das Gerüst: Gastro, Logistik und die stillen Örtchen
Wenn die Technik das Herz ist, dann ist die Infrastruktur das Skelett. Hier geht es ums Wohl der Gäste – und um dein Geld. Denn mit der Gastronomie verdienst du die Brötchen.
Gastronomie: Wo die Kasse klingelt
Effizienz ist hier das Zauberwort. Plane die Laufwege deiner Gäste. Wo stellen sie sich an, wo gehen sie hin? Verhindere Staus, indem du mehrere kleinere Theken statt einer riesigen planst. Biete unbedingt bargeldloses Bezahlen an, das beschleunigt alles ungemein.
Aus meiner Erfahrung: Einmal ist uns in der Halbzeit die Kühlung für die Bierfässer ausgefallen. Mitten im Hochsommer. Der finanzielle Super-GAU. Seitdem gilt für mich: Redundanz, Redundanz, Redundanz! Ein Notstromaggregat ist Pflicht, keine Option. Beim Essen gilt: einfach und schnell. Bratwurst, Pommes, Brezeln – die Klassiker laufen immer. Als Faustregel kannst du pro Kopf mit ca. 1,5 Litern Getränken und einer Portion Essen (z.B. eine Wurst) über die Dauer eines Spiels rechnen.
Sanitäre Anlagen: Die heimlichen Helden
Niemand redet gern drüber, aber die Toilettensituation ist entscheidend. Zu wenige oder dreckige Klos sind ein absolutes No-Go. Als grobe Richtlinie gilt: Pro 150 Männer eine Toilette und ein Urinal, pro 100 Frauen eine Toilette. Plane lieber zu viele als zu wenige! Ein mobiler Toilettenwagen kostet dich je nach Größe zwischen 400 und 800 Euro für ein Wochenende. Sorge für eine Reinigungskraft, die während des Events für Nachschub bei Papier und Seife sorgt. Das ist ein kleiner Posten im Budget mit riesiger Wirkung.
Sicherheit: Deine oberste Pflicht
Als Veranstalter trägst du eine immense Verantwortung. Bei der Sicherheit gibt es null Toleranz für Nachlässigkeit. Ein einziges Unglück kann alles ruinieren.
Ich erinnere mich an ein entscheidendes K.O.-Spiel bei einer WM. Mitten in der ersten Halbzeit zog ein heftiges Gewitter auf. Wir mussten das Gelände innerhalb von Minuten evakuieren. Das hat nur geklappt, weil wir genau diesen Fall im Sicherheitskonzept durchgespielt hatten. Jeder wusste, was zu tun ist. Klare Durchsagen, die Security hat die Leute zu den Notausgängen geleitet. Keine Panik. Diese Erfahrung hat mir gezeigt, wie überlebenswichtig eine gute Vorbereitung ist.
Wähle deinen Sicherheitsdienstleister sorgfältig aus. Die Mitarbeiter müssen nach §34a GewO geschult sein. Billiganbieter sparen oft an der Qualifikation – ein Risiko, das du niemals eingehen solltest. Rechne hier mit Kosten von etwa 25 bis 40 Euro pro Stunde und Kraft.
Die Seele: Atmosphäre schaffen
Wenn die Basics stehen, kommt die Kür: die Stimmung. Die Leute kommen für das Gefühl der Gemeinschaft, für das gemeinsame Jubeln und Leiden.
Schaff ein Erlebnis! Starte nicht erst fünf Minuten vor Anpfiff. Ein DJ, der passende Musik auflegt, heizt die Stimmung an. Ein guter Moderator, der die Leute begrüßt und vielleicht ein Tippspiel veranstaltet, schafft eine persönliche Bindung. Aber übertreib es nicht – der Fußball steht im Mittelpunkt.
Und nach dem Spiel? Fußball ist pure Emotion. Nach einem Sieg ist die Stimmung euphorisch, aber nach einer Niederlage kann sie kippen. Frust und Alkohol sind eine miese Mischung. Hier ist Fingerspitzengefühl von der Security gefragt. Manchmal hilft es, nach Abpfiff noch für 15 Minuten entspannte Musik zu spielen, damit sich die Menge langsam und friedlich auflöst.
Ein ehrliches Schlusswort
Ein Public Viewing auf die Beine zu stellen, ist harte Arbeit. Es braucht monatelange Planung, technisches Know-how und starke Nerven. Es wird immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Ein Kabel reißt, ein Mitarbeiter wird krank, das Wetter spielt verrückt. Dein Job ist es, darauf vorbereitet zu sein und einen kühlen Kopf zu bewahren.
Aber wenn dann der Anpfiff ertönt, wenn Tausende von Menschen gemeinsam vor deiner Leinwand stehen und bei einem Tor in einen einzigen Jubel ausbrechen – dann weißt du, wofür du das alles gemacht hast. Du schaffst nicht nur eine Veranstaltung. Du schaffst einen Gänsehaut-Moment, der bleibt. Und das, mein Freund, ist der wahre Lohn für die ganze Schufterei.
Bildergalerie
Der Ton macht die Musik – auch beim Fußball. Ein häufiger Fehler ist, den Ton direkt aus dem Beamer zu nutzen. Das Ergebnis: blecherner Sound, der bei Jubel untergeht. Investieren Sie in externe Lautsprecher. Profis nutzen oft aktive PA-Boxen von Marken wie Teufel oder Bose, die strategisch platziert werden, um eine gleichmäßige Beschallung ohne Echos zu gewährleisten. Denken Sie daran: Der Jubel der Kommentatoren ist die halbe Miete für die Gänsehaut-Atmosphäre.
„Während der WM 2014 wurden in den Stadien Brasiliens rund 2,3 Millionen Liter Bier verkauft.“
Diese Zahl verdeutlicht die logistische Herausforderung. Für Ihr Public Viewing bedeutet das: Planen Sie die Getränkeversorgung großzügig. Nichts ist schlimmer, als zur Halbzeit auf dem Trockenen zu sitzen. Eine gute Faustregel ist, mit mindestens 1,5 bis 2 Litern pro Person zu kalkulieren, je nach Wetter und Spieldauer.
Muss ich für die Musik vor dem Spiel und in der Halbzeit GEMA-Gebühren zahlen?
Ja, unbedingt! Sobald eine Veranstaltung öffentlich und nicht rein privat ist, fallen für die Musiknutzung Lizenzgebühren an. Die GEMA bietet dafür spezielle Tarife für Veranstaltungen an. Diesen Punkt zu ignorieren, kann zu empfindlichen Nachzahlungen und Strafen führen. Die Anmeldung ist online möglich und sollte frühzeitig erfolgen, um von günstigeren Tarifen zu profitieren.
Die Wahl der richtigen Leinwand ist entscheidend, aber die Helligkeit des Beamers ist der wahre Spielveränderer. Vor allem, wenn die ersten Spiele noch bei Tageslicht stattfinden.
- Für Dämmerung und Abendstunden reichen 3.000 ANSI-Lumen oft aus.
- Bei Restlicht oder im Schatten sollten es mindestens 5.000 ANSI-Lumen sein.
- Für echtes Tageslicht-Viewing sind lichtstarke Profi-Geräte ab 7.000 Lumen, wie sie z.B. Epson oder BenQ im Event-Bereich anbieten, unerlässlich.
Der Teufel steckt im Detail: Denken Sie an eine stabile Internetverbindung. Ein reiner Live-Stream über das Internet ist riskant – ein kurzer Aussetzer und die Stimmung ist im Keller. Nutzen Sie primär einen stabilen TV-Anschluss (Satellit, Kabel). Das WLAN ist aber dennoch wichtig: Für Kartenzahlungssysteme wie SumUp oder Zettle, für Ihr Team und vielleicht sogar als Service für die Gäste, die ihre Erlebnisse sofort auf Instagram teilen wollen.
Bierbänke: Der Klassiker. Günstig, robust und schnell aufgestellt. Fördert eine kommunikative, rustikale Atmosphäre.
Stehtische: Ideal für Bereiche, in denen mehr Bewegung gewünscht ist, etwa in der Nähe der Bar. Sie lockern die Szenerie auf.
Für eine gemischte Gruppe ist eine Kombination aus beidem perfekt. So schaffen Sie Zonen für geselliges Beisammensein und entspanntes Zuschauen.
- Spannung vor dem Anpfiff
- Gute Laune in der Halbzeitpause
- Feier-Stimmung nach dem Schlusspfiff
Das Geheimnis? Eine durchdachte Playlist. Erstellen Sie verschiedene Musiklisten für die unterschiedlichen Phasen des Events. Klassiker wie „Three Lions“ oder aktuelle Stadion-Hits heizen die Stimmung an. Ein guter DJ oder eine gut kuratierte Spotify-Playlist ist eine kleine Investition mit maximaler Wirkung auf das Gesamterlebnis.
Denken Sie an die Stromversorgung. Ein Beamer, die Soundanlage, Kühlschränke, Lichterketten – da kommt schnell einiges zusammen. Eine einzige Kabeltrommel aus dem Baumarkt reicht hier nicht. Planen Sie getrennte Stromkreise für kritische Technik (Bild & Ton) und den Rest (z.B. Gastronomie). Stolperfallen durch schlecht verlegte Kabel sind nicht nur unschön, sondern auch eine ernsthafte Unfallgefahr. Nutzen Sie Kabelbrücken!
- Ein kleiner Schal oder eine Fahne
- Eine Tröte oder Klatschpappen
- Schminke in Landesfarben
- Ein Gutschein für das erste Getränk
Überraschen Sie Ihre ersten Gäste mit einem kleinen „Fan-Kit“. Das ist eine günstige Geste, die sofort für Verbundenheit sorgt und auf Social Media für tolle Bilder sorgt. Eine kleine Investition, die sich in Sachen Atmosphäre sofort auszahlt.
Projektor & Leinwand: Die klassische und oft kostengünstigere Variante für den Abend. Das Bild kann bei Restlicht schnell verwaschen wirken.
LED-Wand: Deutlich teurer in der Miete, aber unschlagbar bei Tageslicht. Das Bild ist brillant und auch bei direkter Sonneneinstrahlung gut zu sehen.
Für Nachmittagsspiele ist eine LED-Wand die professionelle Wahl, für Abendspiele kann ein lichtstarker Beamer ausreichen.
Ein einfacher Grundsatz für den Betrachtungsabstand: Die Distanz des ersten Zuschauers sollte nicht weniger als das 1,5-fache der Leinwandbreite betragen.
Das sorgt für ein angenehmes Seherlebnis, bei dem man nicht ständig den Kopf bewegen muss, um das ganze Bild zu erfassen. Planen Sie also eine Pufferzone zwischen Leinwand und der ersten Sitzreihe ein. Das wertet das Erlebnis für alle auf und vermeidet Nackenschmerzen in der ersten Reihe.
Das Wetter ist der größte Unsicherheitsfaktor. Ein plötzlicher Regenschauer kann die beste Party ruinieren, wenn man nicht vorbereitet ist.
- Haben Sie Planen oder Überdachungen für die Technik parat?
- Gibt es eine kurzfristige Ausweichmöglichkeit (z.B. ein Zelt oder einen Innenraum)?
- Kommunizieren Sie einen „Regen-Plan“ vorab an Ihre Gäste.
Plan B für den Empfang: Nichts ist fataler als ein Bildausfall im entscheidenden Moment. Verlassen Sie sich niemals auf eine einzige Signalquelle. Profis haben immer ein Backup. Wenn Sie Satellitenempfang nutzen, haben Sie einen internetbasierten Stream (z.B. über Zattoo oder den Anbieter selbst) als Notfalloption auf einem Laptop bereit. Fällt das eine aus, können Sie in Sekundenschnelle umschalten. Das rettet die Veranstaltung!
Die Halbzeitpause ist eine kritische Phase. Die Spannung fällt ab, die Leute holen Getränke. Nutzen Sie diese 15 Minuten aktiv!
- Starten Sie ein kurzes Tippspiel mit kleinen Preisen.
- Spielen Sie die besten Szenen der ersten Halbzeit in einer Highlight-Rolle ab.
- Lassen Sie einen lokalen Fußballexperten eine kurze Analyse geben.
So halten Sie die Energie hoch und verhindern, dass die Menge mental „abschaltet“.
Brauche ich wirklich Security-Personal?
Das hängt von der Größe und dem Ort ab. Für ein kleines Gartenfest mit Freunden sicher nicht. Bei einer öffentlichen Veranstaltung ab 50-100 Personen, besonders wenn Alkohol ausgeschenkt wird, ist professionelles Sicherheitspersonal dringend zu empfehlen. Sie deeskalieren, kontrollieren den Einlass und sind im Notfall geschulte Ersthelfer. Oft ist dies sogar eine Auflage des Ordnungsamtes.
Schaffen Sie eine familienfreundliche Ecke. Nicht jeder Gast möchte im lauten Trubel der Hardcore-Fans stehen. Ein etwas abseits gelegener Bereich mit Sitzdecken, vielleicht ein paar Malvorlagen für Kinder oder einem Kicker-Tisch, macht Ihr Event für eine breitere Zielgruppe attraktiv. So können auch Eltern mit ihren Kindern die einzigartige Atmosphäre genießen, ohne Sorge haben zu müssen.
Laut einer Studie können bei Großveranstaltungen pro Besucher bis zu 1,5 kg Müll anfallen.
Auch wenn Ihr Public Viewing kleiner ist, kommt schnell einiges zusammen. Stellen Sie mehr Mülleimer auf, als Sie für nötig halten, und trennen Sie deutlich sichtbar nach Restmüll, Verpackungen und Pfand. Ein Pfandsystem für Becher (z.B. mit Produkten von RECUP) reduziert nicht nur den Müllberg, sondern motiviert die Gäste auch, ihre Becher zurückzubringen.
- Schnellere Ausgabe, weniger Wartezeit an der Bar.
- Weniger Müll durch leere Flaschen und Dosen.
- Oft günstiger im Einkauf pro Liter.
Der Gewinner? Das Bierfass. Auch wenn die Anschaffung oder Miete einer Zapfanlage zunächst aufwendiger erscheint, überwiegen bei größeren Gruppen die Vorteile. Es wirkt professioneller und optimiert den gesamten Ausschankprozess. Marken wie Krombacher oder Bitburger bieten oft komplette Pakete mit Zapfanlage und Gläsern an.
Atmosphäre entsteht nicht nur durch Menschen, sondern auch durch Licht. Sobald die Dämmerung einsetzt, können einfache Lichterketten, farbige LED-Strahler (z.B. von Philips Hue Outdoor) oder Fackeln eine unglaubliche Stimmung erzeugen. Beleuchten Sie Bäume in den Nationalfarben oder schaffen Sie gemütliche Lichtinseln um die Sitzgruppen. Eine kleine Investition, die den Ort von einem einfachen Platz in eine echte Fan-Arena verwandelt.
Die klassische Bratwurst ist nie verkehrt, aber warum nicht etwas kreativer werden? Bieten Sie thematische Snacks passend zu den spielenden Nationen an.
- Spielt Spanien? Servieren Sie Tapas wie Datteln im Speckmantel oder Pimientos de Padrón.
- Tritt Italien an? Wie wäre es mit kleinen Pizzastücken oder Arancini?
- Wenn die Schweiz spielt: Mini-Käsefondue-Töpfchen zum Dippen.
Das macht kulinarisch mehr her und wird zum Gesprächsthema des Abends.
Der Tag danach: Der Abbau wird oft unterschätzt. Planen Sie ihn genauso wie den Aufbau. Wer ist für was zuständig?
- Müllentsorgung: Wer bringt die Säcke weg?
- Technik-Abbau: Wer ist für die empfindlichen Geräte verantwortlich?
- Grundreinigung: Sorgen Sie dafür, dass der Ort mindestens so sauber wie vorher hinterlassen wird.
- Rückgabe von Leih-Equipment: Halten Sie die vereinbarten Zeiten ein.
Ein klarer Plan erspart Stress und sorgt dafür, dass Sie auch beim nächsten Mal wieder willkommen sind.
